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Nelle agenzie di traduzione medio-grandi coesistono e collaborano due figure: Project Manager (PM, spesso più di uno) e Vendor Manager (VM). Lo scorso gennaio, in un interessante evento online di Elia, una Project Manager e una Vendor Manager hanno risposto ad alcune domande volte a mettere in luce l’approccio di ognuna al proprio ruolo, non solo dal punto di vista professionale ma anche umano. Che cosa differenzia e che cosa accomuna le due figure professionali?
Il Project Manager: il mediatore tra clienti e fornitori
Nertila Konda è Head of International Project Management presso Albaglobal. Secondo lei, il suo ruolo non si può ridurre alla semplice definizione di “gestione dei progetti”: un Project Manager gestisce ordini e persone e, se ha una formazione linguistica come spesso accade, svolge anche compiti linguistici come i controlli QA. Inoltre, facilita il rapporto tra clienti e fornitori.
Ecco le risposte di Nertila alle domande che le sono state fatte.
Come gestisci i clienti difficili?
Assumo un atteggiamento di apertura verso il cliente, lo istruisco su come funzionano i progetti in generale e quelli più specifici. I clienti devono imparare a vedere gli LSP non come agenzie di traduzione ma come agenzie di servizi: se i clienti capiscono questo, gli LSP possono diventare loro collaboratori non solo per i servizi di traduzione.
Come tieni traccia del flusso di lavoro dei PM, misuri il loro valore aggiunto e comunichi tale valore al cliente?
È molto difficile tenerne traccia perché i PM sono multitasking per la maggior parte del tempo. Ho provato a utilizzare i fogli di presenza e i report orari, ma non si è rivelato un metodo efficace e non ha misurato davvero il tempo impiegato dai PM per svolgere una determinata attività. Per velocizzare i processi, assegno lavori simili e clienti simili allo stesso PM. Per quanto riguarda il “valore aggiunto”, innanzitutto capisco cosa questo significhi per un determinato cliente: quando gestisco un progetto, esprimo in modo chiaro e completo che cosa offriamo, tramite email o incontri online. Di base è importante far capire al cliente che non siamo solo un’agenzia di traduzione ma che offriamo vari servizi.
Quali tool utilizzi?
Centralizzo il lavoro e le informazioni nel nostro TMS: per me è la soluzione migliore anche se e quando devo delegare i progetti agli altri PM. Poi utilizzo Outlook.
Come gestisci il rischio e quali azioni proattive adotti affinché le cose non vadano male?
Monitoro il lavoro del traduttore e sottolineo molto l’importanza della comunicazione costante tra PM e traduttore, per esempio mettendolo a conoscenza di quali sono le conseguenze se non consegna in tempo.
Come gestisci lo stress e come gestisci il lavoro sotto stress?
Gestisco lo stress parlando e confrontandomi con persone che conoscono e capiscono il mio lavoro. Per gestire il lavoro sotto stress, invece, delego (senza sovraccaricare mai i delegati!) e parlo con gli altri PM affinché il lavoro sia diviso equamente. La maggior parte dello stress di un PM deriva dal sovraccarico di lavoro… basti pensare solo alle innumerevoli email nella casella di posta in arrivo già dalla mattina!
Il Vendor Manager: il contatto diretto e costante con fornitori e PM
Giada Gerotto è Community Manager presso Creative Words, dove è approdata nel 2020 dopo sei anni da VM.
Secondo Giada, il bello del suo ruolo sta nel networking, nelle relazioni e nel contatto con le persone. Le sfide che affronta quotidianamente sono il recruitment, la negoziazione e il problem solving, oltre allo scambio di informazioni e supporto con i PM per la crescita dell’azienda.
Vediamo come ha risposto alle domande.
Come ti relazioni con le risorse e i fornitori da remoto?
Sono abituata a gestire le relazioni da remoto perché lavoro con i freelance. Metto in chiaro le aspettative sin dall’inizio, prime fra tutte le consegne, per stabilire un rapporto lavorativo onesto. Preferisco relazionarmi con i fornitori al telefono piuttosto che per email o su Skype: ci tengo a essere presente con loro e mi piace che anche loro lo siano. Quando li chiamo al telefono cerco di far loro capire lo stile di comunicazione dell’azienda, ma cerco anche di capire quale tipo di comunicazione preferiscono: molti non amano il telefono ma prediligono la chat, per esempio; a quel punto, non forzo mai la relazione ma tendo a trovare vie di mezzo come la chat di LinkedIn, una buona alternativa informale alle email. Intendo il rapporto tra fornitori e VM come un’amicizia: non bisogna piacere a tutti e tutti non devono piacere a noi.
Come ti relazioni con i fornitori che consegnano in ritardo, ma che sono bravi?
Cerco di far loro capire perché è importante consegnare in tempo e, se non lo capiscono, interrompo il rapporto lavorativo perché non è destinato a durare: si tratta di rispetto del proprio lavoro e, in quanto relazione, è un dare-avere.
Come tieni traccia del flusso di lavoro dei fornitori esterni?
Il TMS aiuta. Sto sempre attenta a dare un flusso di lavoro costante ai fornitori senza mai sovraccaricarli. Inoltre, mi confronto costantemente coi PM.
Dove trovi le risorse freelance?
Nell’area Career del sito di Creative Words o tramite referenze personali. Nel primo caso, leggo le candidature e le filtro per combinazione linguistica e specializzazione quando servono per determinati progetti; nel secondo caso, chiedo segnalazioni ai vecchi traduttori, soprattutto quando sono in cerca di determinate specializzazioni. I traduttori rodati non raccomanderebbero mai traduttori non fidati, quindi è un metodo che funziona, anche se succede di rado che i traduttori ne raccomandino altri. Poi, cerco anche su LinkedIn e ProZ.
In ogni caso, sottopongo sempre un test di traduzione, in primo luogo per rispettare la ISO e in secondo luogo per avere l’occasione di simulare una vera interazione tra traduttore e PM e per mettere alla prova il rispetto delle scadenze. Tuttavia, questo non è il metodo più efficace per la stabilire la qualità dei traduttori: essi non amano i test e nemmeno Creative Words ama farli fare, ma purtroppo non ho alternative migliori.
Qual è la differenza tra lavorare con fornitori freelance e fornitori-LSP?
Quando si lavora con gli LSP, la documentazione e la modulistica sono molto ridotte. Con gli LSP la responsabilità è condivisa, al contrario di quando si lavora con i freelance. Con i freelance si instaura un dialogo diretto perché sono per la maggior parte ditte individuali. Gli LSP offrono volumi più alti, ma la formazione continua, che Creative Words offre, si riesce a fare meglio con i freelance.
Quali tool utilizzi?
Il TMS, Outlook ed Excel.
Come gestisci il rischio e quali azioni proattive adotti affinché le cose vadano al meglio?
Per me, il rischio è un traduttore che non consegna in tempo, che sparisce o smette di lavorare per noi. Dunque, cerco di diversificare i team di traduttori su cui fare affidamento: ciò non elimina il rischio ma lo riduce di molto. Poi, chiarisco le aspettative e se c’è un problema lo affronto subito. Infine, comunico costantemente con i PM cercando di capire cosa possiamo fare insieme per migliorare una situazione.
Come gestisci lo stress?
Chiedo a qualcuno di rileggere le email in bozza per evitare di essere troppo aggressiva o di mettere troppo in ballo le emozioni.
Avete mai pensato di lavorare all’interno di un’agenzia di traduzione? Ricoprireste uno di questi due ruoli? Se sì, quale? Oppure preferireste lavorare per le agenzie rimanendo freelance? Raccontateci le vostre esperienze nei commenti.
Romana, classe 1987, consegue la Laurea magistrale in Letterature e traduzione interculturale nel 2012 presso l’Università degli Studi Roma Tre. Nel 2017 consegue un Master in Traduzione specializzata tecnico-scientifica nelle combinazioni linguistiche EN>IT ed ES>IT, presso l’Agenzia formativa tuttoEUROPA di Torino. Da allora è felicemente una traduttrice freelance, ma da ottobre 2018 fa anche dell’altra sua passione un lavoro: tra una traduzione e l’altra, infatti, Martina gira il mondo zaino in spalla come coordinatrice di viaggi di gruppo. La sua ambizione è diventare quanto più nomade digitale possibile.
