Translation Management System (TMS): il software gestionale delle agenzie

Il mondo dei servizi linguistici è in continua accelerazione, la globalizzazione ha portato con sé ottime opportunità per i traduttori, e la necessità di gestire progetti di traduzione sempre più complessi ha visto nel tempo la nascita e l’evoluzione tecnologica di sistemi di gestione dedicati. Ogni settore ha i propri software gestionali e anche quello della traduzione non fa eccezione.

I Translation Management System (TMS) sono piattaforme centralizzate che semplificano la gestione dei progetti di traduzione e localizzazione grazie all’automazione di attività e flussi di lavoro.

Oggigiorno i TMS sono indispensabili per tutte le aziende del settore, qualsiasi sia la dimensione. È per questo che i TMS più validi sul mercato sono quelli che offrono scalabilità e flessibilità: ogni azienda ha le sue peculiarità e l’offerta è tanto vasta quanto diversificata per rispondere a tutte le esigenze. Queste soluzioni sono sia open-source (come Globalsight) che closed-source (ad esempio SDL TMS) e offrono versioni gratuite per necessità modeste e a pagamento al livello enterprise.  

A cosa serve un Translation Management System (TMS)?

Questi software gestionali sono stati ideati per dare supporto a diverse figure del mondo della traduzione e si presentano come portali con interfacce e funzionalità diverse, a seconda del ruolo dell’utente che lo utilizzerà.

Le agenzie di traduzione se ne dotano perché grazie a un TMS possono:

• Organizzare i flussi di lavoro, gli incarichi e la parte finanziaria su un’unica piattaforma
• Monitorare il progresso e le spese di ogni progetto
• Creare progetti in diverse lingue
• Migliorare la comunicazione e la collaborazione tra linguisti, agenzie e clienti
• Automatizzare delle attività ripetitive, come e-mail di notifica e assegnazioni
• Ottimizzare i tempi di lavoro e di consegna delle traduzioni
• Generare le fatture per fornitori e clienti
• Ottenere report e statistiche per monitorare l’andamento delle attività

Alcuni TMS (come Plunet) consentono l’accesso al portale anche ai clienti, che potranno inoltrare autonomamente delle richieste di traduzione, pagare fatture e generare dei report per avere una panoramica delle spese.

Il TMS per il traduttore freelance

Se l’agenzia utilizza un TMS, è probabile che i suoi collaboratori freelancer potranno accedere al loro Vendor Portal, ovvero l’interfaccia del gestionale dedicata ai fornitori di servizi linguistici.

Ai Vendor Portal si accede tramite credenziali comunicate dall’azienda nel momento in cui si viene registrati come fornitori, o tramite registrazione sul portale. Su questa piattaforma si potranno gestire in maniera ordinata gli incarichi ricevuti e avere una panoramica del carico di lavoro.

Il portale per i traduttori solitamente permette di:

• Gestire i dati personali dell’account
• Ricevere richieste e consegnare lavori
• Tenere sotto controllo gli ordini
• Monitorare i pagamenti e le fatture
• Indicare periodi di disponibilità e ferie
• Comunicare agevolmente con i Project Manager

Buona parte dei TMS (come MemoQ, Transifex, Smartcat…) prevede un editor di traduzione integrato, per rendere ancora più agevole la gestione di tutte le fasi di lavoro. Con l’editor di Crowdin – TMS apprezzato da chi gestisce progetti di localizzazione di app, siti web e videogiochi – è possibile perfino lasciare commenti alle stringhe e leggere le risposte dei colleghi traduttori in altre lingue che stanno lavorando allo stesso progetto.

Inoltre, sempre più spesso i TMS possono essere integrati con gli strumenti utilizzati da sviluppatori o e UI/UX designer (come GitLab, Jenkins, Adobe XD, Figma…) e permettono di inserire descrizioni o screenshot per dare contesto alle stringhe da tradurre.

Essendo forniti per lo più in cloud, a volte gli editor dei TMS possono non essere affidabilissimi in termini di prestazioni… Se volete evitare il solito mini-infarto da ore e ore di lavoro perso per colpa di un intoppo informatico, la regola d’oro è sempre la stessa: SALVATE SPESSO.