Il vendor manager: cosa fa e qual è il suo ruolo nell’agenzia di traduzione

Continua il nostro approfondimento sulle figure professionali della filiera dei servizi linguistici. Dopo aver parlato del language lead, oggi ci concentriamo su un’altra figura essenziale all’interno delle agenzie di traduzione: il vendor manager.

Un’agenzia di traduzioni è un’azienda i cui dipendenti gestiscono tutti gli aspetti dei progetti di traduzione. Può impiegare alcuni traduttori interni ma, in generale, la maggior parte delle agenzie di traduzione si affida alla propria rete selezionata di traduttori freelance, che lavorano da casa o in uffici condivisi da tutto il mondo. Molte agenzie di traduzione – note anche come fornitori di servizi linguistici (LSP) – si avvalgono generalmente di traduttori freelance che traducono solo nella loro lingua madre.

Questo significa che un’agenzia di traduzione di portata internazionale ha bisogno di avere un’ampia rete di traduttori freelance che si trovano in tutto il mondo.

Come fa un’agenzia di traduzione a gestire una rete così ampia di traduttori freelance? Chi recluta nuovi traduttori freelance nella rete? Come si svolge il processo di selezione e chi gestisce i traduttori?

Un’agenzia di traduzioni impiega una o più persone, i cosiddetti vendor manager, per gestire, ampliare e mantenere la rete di traduttori freelance dell’azienda.

La gestione dei fornitori è un elemento essenziale del business di un’agenzia di traduzioni, per l’inizio, lo sviluppo e il mantenimento di un buon rapporto professionale con i fornitori di servizi di cui l’agenzia ha bisogno per svolgere il proprio lavoro quotidiano. Senza la sua rete di traduttori freelance, un’agenzia di traduzione non potrebbe esistere.

Cosa fa un translation vendor manager?

I compiti di un translation vendor manager sono molteplici e diversificati. Il lavoro quotidiano può comportare la selezione di traduttori freelance, la negoziazione di contratti con nuovi traduttori freelance, lo svolgimento di un’accurata attività di valutazione, l’analisi della qualità e la comunicazione tra i traduttori freelance e gli altri dipendenti dell’agenzia di traduzione.

Il vendor manager di un’agenzia ha la responsabilità generale di selezionare i traduttori freelance: ha la visione d’insieme dell’intero team di traduttori che l’agenzia di traduzione utilizza ed è quindi incaricato di rispondere ad alcune domande fondamentali:

• Quali sono le aree di competenza di quel traduttore?
• Quali competenze linguistiche specifiche possiede quel traduttore?
• Quali servizi aggiuntivi è in grado di offrire quel traduttore?
• Quali sono le sue tariffe?
• ecc.

Selezione

Il vendor manager possiede tutte queste conoscenze su ogni singolo traduttore freelance che collabora con l’agenzia di traduzione e utilizza questa conoscenza per trovare il traduttore freelance più adatto per progetti specifici e per individuare eventuali risorse mancanti nella rete dell’agenzia.

Il processo di selezione del traduttore freelance include sempre una prova di traduzione e un processo di approvazione. Il vendor manager gestisce il processo di selezione, inviando un incarico di prova e valutando le competenze del traduttore.

Ma non valuta soltanto la qualità della traduzione. Il vendor manager tiene in considerazione anche altri aspetti importanti della professionalità del freelance:

• Le risposte e i tempi di risposta sono stati soddisfacenti?
• L’approccio del traduttore al compito assegnato è stato soddisfacente?
• Il traduttore ha reagito in modo professionale e maturo davanti a eventuali problemi?

Se la prova di traduzione viene ritenuta soddisfacente, quel traduttore può essere inserito nella rete di traduttori dell’agenzia.

Negoziazione dei termini della collaborazione

Quando l’agenzia di traduzione avvia una collaborazione con un nuovo traduttore, il vendor manager svolge un ruolo cruciale. Questo perché il vendor manager possiede una conoscenza approfondita del mercato delle traduzioni e ne conosce le tendenze, ne segue gli sviluppi, conosce i prezzi e altri elementi essenziali di un contratto con un fornitore. Si occupa quindi di dialogare con il traduttore per stabilire tutte le condizioni della collaborazione (disponibilità, tariffe, tempi di pagamento, ecc.)

Avvio della collaborazione

Una volta che le trattative contrattuali sono state portate a termine e il nuovo traduttore è entrato a far parte della rete dei collaboratori dell’agenzia di traduzione, il vendor manager si occuperà di favorirne l’integrazione nel flusso di progetti di traduzione dell’agenzia.

Il vendor manager si assicura che i project manager dell’agenzia siano correttamente informati sulle competenze e le aree di specializzazione del nuovo traduttore, in modo da trovare i progetti più adatti a quel professionista.

Osservazione

Una volta che la collaborazione è stata avviata, il vendor manager si occupa di analizzarla su base continuativa, rimanendo in continuo contatto con i project manager e facendo valutazioni su qualità, comunicazione, puntualità, flessibilità e altri parametri, in modo da intervenire tempestivamente quando si riscontrano delle criticità.

L’importanza del vendor manager

Comprendendo il quadro generale, il vendor manager contribuisce alla crescita dell’agenzia di traduzioni ampliando il suo pool di talenti, ma deve guardare oltre le credenziali e trovare candidati che si adattino realmente alla cultura e alla mentalità dell’azienda. I vendor manager stabiliscono dei collegamenti con la parte dell’agenzia che conta di più, le persone. 

Per approfondimenti: So, You’re a Vendor Manager…What Exactly Do You Do? su SLATOR